La redactarea documentelor ce conţin informaţii clasificate se vor respecta următoarele reguli:

• mmenţionarea, în antet, a unităţii emitente, a numărului şi datei înregistrării, a clasei sau nivelului de secretizare, a numărului de exemplare şi, după caz, a destinatarului;
• numerele de înregistrare se înscriu pe toate exemplarele documentului şi pe anexele acestora, fiind precedate de un zero (0) pentru documentele secrete, de două zerouri (00) pentru cele strict secrete, de trei zerouri (000) pentru cele strict secrete de importanţă deosebită şi de litera “S” pentru secrete de serviciu;

• la sfârşitul documentului se înscriu în clar, după caz, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii emitente, precum şi ale celui care îl întocmeşte, urmate de semnăturile acestora şi ştampila unităţii;

• înscrierea, pe fiecare pagină a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit acestuia;
• pe fiecare pagină a documentelor ce conţin informaţii clasificate se înscriu numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.

     În situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfârşitul textului se indică, pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia şi clasa sau nivelul de secretizare.

     Anexele se clasifică în funcţie de conţinutul lor şi nu de cel al documentelor pe care le însoţesc.

      Adresa de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la conţinutul documentelor anexate.

      Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul de bază.

      Aplicarea, pe documentele anexate, a ştampilei unităţii emitente este obligatorie.

     Când documentele ce conţin informaţii clasificate se semnează de o singură persoană, datele privind rangul, funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.

      Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii se înscriu în partea stângă, iar ale celorlalţi semnatari în partea dreaptă, în ordinea rangurilor şi funcţiilor.

     Când documentele care conţin informaţii clasificate se emit în comun de două sau mai multe unităţi, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfârşit se semnează de către conducătorii unităţilor respective, de la stânga la dreapta, aplicându-se ştampilele corespunzătoare.

      Informaţiile clasificate vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către persoane care au autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător nivelului de clasificare a acestora.

      Toate documentele, indiferent de formă, care conţin informaţii clasificate au înscrise, pe fiecare pagină, nivelul de secretizare.

      Nivelul de secretizare se marchează prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf, astfel:

1.  în partea dreaptă sus şi jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul şi pe prima pagină a documentului;
2. în partea de jos şi de sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului;
3. sub legendă, titlu sau scara de reprezentare şi în exterior – pe verso – atunci când acestea sunt pliate, pe toate schemele, diagramele, hărţile, desenele şi alte asemenea.

     Porţiunile clar identificabile din documentele clasificate complexe, cum sunt secţiunile, anexele, paragrafele, titlurile, care au niveluri diferite de secretizare sau care nu sunt clasificate, trebuie marcate corespunzător nivelului de clasificare şi secretizare.

     Marcajul de clasificare va fi aplicat separat de celelalte marcaje, cu caractere şi/sau culori diferite.

     Toate documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise menţiunile “Document în lucru” sau “Proiect” şi vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare a informaţiilor ce le conţin.

     Gestionarea documentelor clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect se face în aceleaşi condiţii ca şi a celor în formă definitivă.

      Documentele sau materialele care conţin informaţii clasificate şi sunt destinate unei persoane strict determinate vor fi inscripţionate, sub destinatar, cu menţiunea „Personal”.