blogpic.ro

Reguli generale privind gestionarea informațiilor clasificate

Informațiile clasificate sunt supuse următoarelor operațiuni:

Manipulare

Transmitere

Întocmire

La redactarea documentelor ce conţin informaţii clasificate se vor respecta următoarele reguli:

  • mmenţionarea, în antet, a unităţii emitente, a numărului şi datei înregistrării, a clasei sau nivelului de secretizare, a numărului de exemplare şi, după caz, a destinatarului;
  • numerele de înregistrare se înscriu pe toate exemplarele documentului şi pe anexele acestora, fiind precedate de un zero (0) pentru documentele secrete, de două zerouri (00) pentru cele strict secrete, de trei zerouri (000) pentru cele strict secrete de importanţă deosebită şi de litera “S” pentru secrete de serviciu;
  • la sfârşitul documentului se înscriu în clar, după caz, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii emitente, precum şi ale celui care îl întocmeşte, urmate de semnăturile acestora şi ştampila unităţii;
  • înscrierea, pe fiecare pagină a documentului, a clasei sau nivelului de secretizare atribuit acestuia;
  • pe fiecare pagină a documentelor ce conţin informaţii clasificate se înscriu numărul curent al paginii, urmat de numărul total al acestora.

     În situaţia în care documentul de bază este însoţit de anexe, la sfârşitul textului se indică, pentru fiecare anexă, numărul de înregistrare, numărul de file al acesteia şi clasa sau nivelul de secretizare.

     Anexele se clasifică în funcţie de conţinutul lor şi nu de cel al documentelor pe care le însoţesc.

      Adresa de însoţire a documentului nu va cuprinde informaţii detaliate referitoare la conţinutul documentelor anexate.

      Documentele anexate se semnează, dacă este cazul, de persoanele care au semnat documentul de bază.

      Aplicarea, pe documentele anexate, a ştampilei unităţii emitente este obligatorie.

     Când documentele ce conţin informaţii clasificate se semnează de o singură persoană, datele privind rangul, funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.

      Când semnează două sau mai multe persoane, rangul, funcţia, numele şi prenumele conducătorului unităţii se înscriu în partea stângă, iar ale celorlalţi semnatari în partea dreaptă, în ordinea rangurilor şi funcţiilor.

     Când documentele care conţin informaţii clasificate se emit în comun de două sau mai multe unităţi, denumirile acestora se înscriu separat în antet, iar la sfârşit se semnează de către conducătorii unităţilor respective, de la stânga la dreapta, aplicându-se ştampilele corespunzătoare.

      Informaţiile clasificate vor fi marcate, inscripţionate şi gestionate numai de către persoane care au autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător nivelului de clasificare a acestora.

      Toate documentele, indiferent de formă, care conţin informaţii clasificate au înscrise, pe fiecare pagină, nivelul de secretizare.

      Nivelul de secretizare se marchează prin ştampilare, dactilografiere, tipărire sau olograf, astfel:

  1.  în partea dreaptă sus şi jos, pe exteriorul copertelor, pe pagina cu titlul şi pe prima pagină a documentului;
  2. în partea de jos şi de sus, la mijlocul paginii, pe toate celelalte pagini ale documentului;
  3. sub legendă, titlu sau scara de reprezentare şi în exterior – pe verso – atunci când acestea sunt pliate, pe toate schemele, diagramele, hărţile, desenele şi alte asemenea.

     Porţiunile clar identificabile din documentele clasificate complexe, cum sunt secţiunile, anexele, paragrafele, titlurile, care au niveluri diferite de secretizare sau care nu sunt clasificate, trebuie marcate corespunzător nivelului de clasificare şi secretizare.

     Marcajul de clasificare va fi aplicat separat de celelalte marcaje, cu caractere şi/sau culori diferite.

     Toate documentele clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect vor avea înscrise menţiunile “Document în lucru” sau “Proiect” şi vor fi marcate potrivit clasei sau nivelului de secretizare a informaţiilor ce le conţin.

     Gestionarea documentelor clasificate aflate în lucru sau în stadiu de proiect se face în aceleaşi condiţii ca şi a celor în formă definitivă.

      Documentele sau materialele care conţin informaţii clasificate şi sunt destinate unei persoane strict determinate vor fi inscripţionate, sub destinatar, cu menţiunea „Personal”.

EVIDENȚĂ

    Evidenţa materialelor şi documentelor care conţin informaţii clasificate se ţine în registre speciale, întocmite potrivit modelelor prevăzute în legislația în vigoare.

     Fiecare document sau material va fi inscripționat cu numărul de înregistrare şi data când este înscris în registrele de evidență.  

     Numerele de înregistrare sunt precedate de numărul de zerouri corespunzător nivelului de secretizare atribuit sau de litera “S” pentru secrete de serviciu.

     Toate registrele, condicile şi borderourile se înregistrează în registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru însemnări clasificate.

      Fac excepţie actele de gestiune, imprimatele înseriate şi alte documente sau materiale cuprinse în forme de evidenţă specifice.

     Emitenţii şi deţinătorii de informaţii clasificate sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor şi materialelor primite, expediate sau a celor întocmite de unitatea proprie, potrivit legii.

      În registrele pentru evidenţa informaţiilor clasificate vor fi menţionate numele şi prenumele persoanei care a primit documentul, iar aceasta va semna de primire pe condica de predare primire.

     Registrele de evidenţă vor fi completate de persoana desemnată care deţine autorizaţie sau certificat de securitate corespunzător.

PĂSTRAREA

    Informațiile clasificate se păstrează în containere de securitate.

     Containerele folosite pentru păstrarea informaţiilor clasificate se împart în trei clase:

 

     Clasa A: containere aprobate la nivel naţional pentru depozitarea informaţiilor strict secrete de importanţă deosebită în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a;

     Clasa B: containere aprobate la nivel naţional pentru păstrarea informaţiilor strict secrete şi secrete în zone de securitate clasa I sau clasa a II-a;

      Clasa C: mobilier de birou adecvat numai pentru păstrarea informaţiilor secrete de serviciu.

     Cheile containerelor şi încăperilor de securitate nu trebuie scoase din clădirea sau zona de securitate în care se află documentele clasificate. Combinaţiile încuietorilor (containerelor de securitate) vor fi cunoscute numai de persoanele abilitate.

MULTIPLICAREA

Multiplicarea prin dactilografiere şi procesare la calculator a documentelor clasificate poate fi realizată numai de către persoane autorizate să aibă acces la astfel de informaţii.

     Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizată de persoane autorizate, numai în încăperi special destinate.

     Documentelor care conţin informaţii clasificate rezultate în procesul de multiplicare li se atribuie numere din registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate.

     Numerele se atribuie consecutiv, începând cu cifra l, pe parcursul unui an calendaristic şi se înscriu obligatoriu pe toate exemplarele documentului. Evidenţierea operaţiunii de multiplicare se face prin marcare atât pe original, cât şi pe toate copiile rezultate. Pe documentul original marcarea se aplică în partea dreaptă jos a ultimei pagini. Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului. În cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document clasificat, documentul original va fi marcat la fiecare operaţiune, ce va fi, de asemenea, înscrisă în registru.

     Multiplicarea documentelor clasificate se face în baza aprobării conducătorului unităţii deţinătoare, cu avizul structurii/funcţionarului de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de însoţire în care se menţionează necesitatea multiplicării.

     Extrasul dintr-un document care conţine informaţii clasificate se face în baza cererii pentru copiere, cu aprobarea conducătorului unităţii, iar documentul rezultat va avea menţionat sub numărul de exemplar cuvântul „Extras” şi numărul de înregistrare al documentului original.

     Clasa sau nivelul de secretizare atribuit unui document original se aplică, în mod identic, reproducerilor sau traducerilor. Dacă emitentul doreşte să aibă control exclusiv asupra reproducerii, documentul va conţine o indicaţie vizibilă cu următorul conţinut: “Reproducerea acestui document, totală sau parţială, este interzisă”. Informaţiile clasificate înscrise pe documente cu regim restrictiv de reproducere care au menţiunea „Reproducerea interzisă” nu se multiplică. În cazul copierii unui document care conţine informaţii clasificate se procedează astfel:

  1.  se stabileşte numărul de exemplare în care va fi multiplicat;
  2. se completează şi se aprobă cererea pentru multiplicare, după care aceasta se înregistrează în registrul de evidenţă;
  3. documentul original se predă operatorului pe bază de semnătură;
  4. după verificarea exemplarelor rezultate, beneficiarul semnează în registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate;
  5. repartiţia în vederea difuzării exemplarelor copiate se consemnează de către structura/funcţionarul de securitate pe spatele cererii pentru copiere;
  6. cererea pentru copiere împreună cu exemplarele copiate se predau pe bază de semnătură structurii/funcţionarului de securitate în vederea difuzării sau expedierii. 

     Când se dactilografiază, se procesează la calculator sau se copiază documente care conţin informaţii clasificate, în mai mult de două exemplare, pe spatele exemplarului original sau al cererii pentru copiere se înscriu destinatarii documentelor şi numărul exemplarelor.

     Atunci când numărul destinatarilor este mare se întocmeşte un tabel de difuzare, care se înregistrează ca document anexat la original. Numerotarea exemplarelor copiate se va face consecutiv pentru fiecare copie, indiferent de data executării, avându-se în vedere şi numărul de exemplare rezultat în urma dactilografierii sau procesării la calculator.

      Difuzarea informaţiilor clasificate multiplicate se face obligatoriu cu avizul structurii/funcţionarului de securitate.

DISTRUGEREA

     Informaţiile clasificate ieşite din termenul de clasificare se arhivează sau se distrug. Distrugerea unui document clasificat se menţionează în registrul de evidenţă principal, prin consemnarea cotei arhivistice de regăsire sau, după caz, a numărului de înregistrare a procesului-verbal de distrugere.

     Distrugerea informaţiilor clasificate înlocuite sau perimate se face numai cu avizul emitentului. Distrugerea documentelor clasificate sau a ciornelor care conţin informaţii cu acest caracter se face astfel încât să nu mai poată fi reconstituite.

     Documentele de lucru, ciornele sau materialele acumulate sau create în procesul de elaborare a unui document, care conţin informaţii clasificate, de regulă, se distrug. În cazul în care se păstrează, acestea vor fi datate, marcate cu clasa sau nivelul de secretizare cel mai înalt al informaţiilor conţinute, arhivate şi protejate corespunzător clasei sau nivelului de secretizare a documentului final.

      Distrugerea informaţiilor clasificate va fi evidenţiată într- un proces-verbal semnat de două persoane asistente autorizate să aibă acces la informaţii de acest nivel, avizat de structura/funcţionarul de securitate şi aprobat de conducătorul unităţii.

      Procesul-verbal de distrugere a ciornelor se întocmeşte în situaţia în care acestea au fost înregistrate într-o formă de evidenţă.

       Procesele-verbale de distrugere şi documentele de evidenţă a informaţiilor clasificate vor fi păstrate de compartimentul care a executat distrugerea, o perioadă de cel puţin trei ani, după care vor fi arhivate şi păstrate cel puţin 10 ani.

TRANSPORT

     Documentele şi materialele ce conţin informaţii clasificate se transportă, pe teritoriul României, prin intermediul unităţii specializate a Serviciului Român de Informaţii, potrivii normelor stabilite prin hotărâre a Guvernului.

     Documentele şi materialele care conţin informaţii clasificate se transportă în străinătate prin valiza diplomatică, de către curierii diplomatici selecţionaţi şi pregătiţi de Serviciul de Informaţii Externe.

     Este interzisă expedierea documentelor şi materialelor ce conţin informaţii clasificate prin S.N. “Poşta Română” ori prin alte societăţi comerciale de transport.

     Conducătorii unităţilor deţinătoare de informaţii clasificate vor desemna, cel puţin un delegat împuternicit pentru transportul şi executarea operaţiunilor de predare-primire a corespondenţei clasificate, între aceasta şi unitatea specializată a Serviciului Român de Informaţii.

  • All Posts
  • Gestionare informații clasificate
  • IT
  • Pregătire
  • Securitate industrială
Securitate industrială

octombrie 23, 2023/

SECURITATEA INDUSTRIALĂ Activitatea contractuală care implică accesul operatorilor economici la informații clasificate presupune implementarea şi respectarea unui set unitar de…

Citește mai mult...

Sfârșit de conținut

BlogPIC © 2023 | Toate drepturile rezervate